Comment choisir la salle de réunion la mieux adaptée à vos besoins ?

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Comment choisir la salle de réunion la mieux adaptée à vos besoins ?

Oobee Cowork

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Dans toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité, il y a toujours un besoin d’espace pour organiser des réunions internes telles que les réunions du conseil d’administration, les réunions d’équipe et les réunions d’information sur les produits à l’intention des clients. De nos jours, avec l’augmentation du télétravail et la réduction de l’espace de bureau, la plupart des entreprises ne disposent plus de salles de réunion sur leur lieu de travail et doivent louer des salles de réunion à l’heure, à la demi-journée ou à la journée, en fonction de leurs besoins spécifiques. Le choix d’une bonne salle de conférence dépend des caractéristiques de ces salles et des services qu’elles peuvent offrir. Les aspects fondamentaux à évaluer sont les suivants :

Qualité de l’espace, atmosphère professionnelle

Il est important de considérer la qualité de la salle de réunion pour déterminer l’image de l’entreprise. Des facteurs clés tels que l’éclairage (lumière naturelle et artificielle), la qualité du mobilier, l’équipement audiovisuel et, bien sûr, l’hygiène et la propreté constituent la base du choix d’autres salles de réunion. Chez Oobee Cowork, vous trouverez une salle qui va mettre en avant l’image de votre entreprise, tout en répondant aux critères mentionnés auparavant.

Emplacement et accessibilité de la salle

L’emplacement de la salle de réunion choisie est crucial, qu’il s’agisse d’une réunion d’entreprise, d’une réunion du conseil d’administration ou d’une présentation de produit à un client. Nous devons veiller à ce que la salle de réunion soit facilement accessible et bien desservie, tant sur le plan privé que par les transports publics, afin qu’il soit facile d’assister aux évènements que nous organisons. De plus, si certains participants ont des difficultés de mobilité, la salle de conférence doit également leur être accessible.

Mobilier et flexibilité

Les salles de réunion offrent un éventail de capacités, selon la configuration choisie. Quelle que soit la configuration, le mobilier le mieux conçu pour créer un espace collaboratif assure flexibilité, ergonomie et confort.

Coût et disponibilité

Bien entendu, le prix de la location d’une salle de réunion sera un facteur important dans le choix d’un espace ou d’un autre. Outre le rapport coût-efficacité, vous devez également prendre en considération le coût de l’absence des services dont vous avez besoin. À ce stade, il convient d’examiner l’horaire offert par la salle de réunion et son adéquation à nos besoins.

Connectivité, moyens audiovisuels et multimédias

Il est également important d’évaluer les moyens audiovisuels et la connectivité offerts par la salle de conférence, car de nombreuses entreprises ont aujourd’hui tout ou partie de leurs employés qui travaillent à domicile. Outre les supports de projection, les haut-parleurs et les microphones, les salles de conférence doivent disposer d’un bon réseau Wifi pour assurer la couverture des participants à la conférence.

Services complémentaires

Enfin, si des services de restauration ou de pause-café sont proposés aux participants à la conférence, il convient de clarifier les possibilités offertes par la salle de conférence choisie, tant en termes de gestion du service que d’espace de préparation. D’autres services complémentaires, tels que les services de réception, la cantine et le parking, doivent également être soigneusement étudiés en fonction de leurs besoins.

De nombreux facteurs doivent être pris en considération lors de la recherche d’une salle de réunion pour votre entreprise ou vos clients. Il est important d’évaluer chacun d’entre eux afin de ne pas commettre d’erreur lors de la location d’une salle de réunion.