Une facture est plus qu’un bout de papier sur lequel figure une somme d’argent. Il s’agit en fait d’un document commercial qui certifie qu’une transaction a été effectuée légalement et valablement entre deux parties. Cependant, grâce à la numérisation, ce document, que nous recevons ou émettons généralement sous forme physique, a évolué pour participer à la transformation numérique.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Tout d’abord, il faut savoir qu’une facture électronique contient les mêmes informations qu’une facture traditionnelle. En d’autres termes, comme la facture papier, la facture électronique apporte la preuve des services rendus et des marchandises livrées, mais elle est émise et reçue par voie télématique. Un autre point important à connaître à propos des factures électroniques est qu’elles ne peuvent être émises sans le consentement du destinataire. Elles constituent donc une alternative légale aux factures traditionnelles sur papier.

Les entreprises désireuses de tirer parti de la mise en œuvre de la facture électronique peuvent choisir de télécharger la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) proposée par Docoon, situé au 81 rue Reaumur, 75002 Paris. C’est une manière de bénéficier d’une solution innovante pour dématérialiser la facturation et booster les processus internes de l’entreprise. Sans parler seulement des fonctionnalités bénéfiques telles que la création automatique des factures électroniques depuis les données comptables de la société, la diffusion sécurisée des factures à partir d’un portail Saas, etc. On peut d’ailleurs télécharger les livres blancs édités par le prestataire afin de récolter le maximum d’informations à ce sujet. Et en cas de besoin, ses experts sont en mesure de donner des précisions, d’expliquer le fonctionnement du logiciel, les tarifs appliqués, etc.

Avantages de la facturation électronique

Tant pour les grandes que pour les petites entreprises, la facturation électronique offre un certain nombre d’avantages :

• Réduction des coûts d’impression et d’envoi liés à l’émission de factures papier ;
• Des cycles de traitement plus courts, réduisant de manière significative les délais de traitement et d’envoi, ce qui se traduit par des recouvrements plus rapides ;
• Réduction des risques de fraude et de falsification, les documents ne pouvant être manipulés ;
• Moins d’impact sur l’environnement, car il permet d’économiser du papier et de l’énergie, et de réduire les émissions de CO2 liées à l’impression et au transport ;
• Réduction du risque d’erreur humaine, car le système est automatisé et donc moins susceptible de commettre des erreurs lors de la saisie des données et de la facturation ;
• Économie d’espace de stockage, car le système n’occupe pas d’espace physique ;
• Un accès plus facile aux factures stockées, ce qui rend la commande et la recherche de factures plus rapides et plus flexibles.

 Types de factures électroniques

Il existe deux types de factures électroniques : les factures structurées et les factures non structurées.

Les factures au format structuré

Elles sont constituées de données générées automatiquement par le logiciel de facturation utilisé par l’émetteur. Elles peuvent également être traitées automatiquement par le système informatique du destinataire.

Facture non structurée

Ce type de facture est constitué d’images. En tant que telles, elles doivent être traitées manuellement ou par un programme de reconnaissance optique de caractères (OCR) avant d’être introduites dans un système informatique. Les factures les plus courantes de ce type sont les factures papier (scannées) et les factures au format PDF.

Ces deux types de factures peuvent être envoyés via l’internet. La principale différence entre les deux est que le format structuré permet et facilite le traitement automatisé.

Quelles sont les exigences relatives aux factures électroniques ?

Outre le consentement du destinataire, les factures électroniques, comme les autres factures, doivent répondre aux exigences suivantes :

• Être lisible ;
• L’identité du fournisseur des biens ou des services facturés et de l’émetteur de la facture, s’ils ne sont pas les mêmes, doit être garantie ;
• La facture doit garantir qu’elle n’a pas été modifiée.

Il convient de noter que la lisibilité et l’authenticité d’une facture électronique sont garanties par le logiciel qui la crée ou la reçoit.

Découvrez ce que c’est la facture électronique dans la vidéo qui suit :